Como Agilizar sua Assembleia de Condomínio

A assembleia geral representa o espaço democrático de discussão e tomada de decisões em condomínios. A reunião serve, entre outras coisas, para aprovar contas, discutir a necessidade de obras, eleger um novo síndico e resolver problemas do dia a dia do prédio. Muitas vezes, ela serve como momento para a solução de conflitos entre moradores ou para regulamentar novas regras de convívio social.

Por funcionar como uma reunião com caráter deliberativo e de natureza pública, a assembleia muitas vezes se transforma em arena de disputas entre os moradores. Nessas horas, o síndico deve agir de forma a que atritos pontuais não se tornem conflitos. Com o objetivo de tornar a reunião mais produtiva e tranquila, apresentamos dez dicas:

1. Convocação

Envie a convocação da assembleia geral para os moradores com, no mínimo, 15 dias de antecedência, destacando a importância da participação de todos. Elabore uma pauta e descreva de forma sucinta (duas ou três linhas) cada ponto a ser discutido na reunião. Isto dá tempo para que o condômino reflita previamente sobre os assuntos em debate. A assembleia certamente ganhará agilidade.

2. Transparência

Junto com convocação da assembleia geral, envie cópias de documentos e comprovantes dos pagamentos efetuados. Transparência é fundamental. Caso o condomínio possua acesso a algum software de gestão  esse pode ser usado para anexar os documentos lá e lembrar os condôminos que os comprovantes estão lá também.

3. Moderação da assembleia

O presidente da mesa tem a responsabilidade de coordenar os trabalhos. Ele deve ser alguém ponderado, firme e com capacidade de administrar conflitos que possam surgir durante a reunião. Quando a pauta apresentar assuntos polêmicos, sugere-se que ele mantenha neutralidade. Cabe também ao presidente da mesa informar o tempo que será dedicado à discussão de cada um dos itens da pauta.

4. Respeito aos horários

Um erro comum em assembleias gerais de condomínios é o início da reunião sem respeitar os horários estipulados para a primeira e a segunda chamadas. Isso pode até mesmo tornar nulas as decisões tomadas pelo conjunto de condôminos.

5. Assuntos gerais

Desafogar a pauta da assembleia é uma tarefa importante. O item “assuntos gerais” costuma abordar reclamações e sugestões dos moradores. Isso pode ser resolvido de forma simples e direta, seja por e-mail telefone ou até mesmo pessoalmente – sem que haja a necessidade de levar tais questões para a reunião.

6. Local

Crie as condições adequadas para a realização da assembleia geral do condomínio. O local deve estar organizado e com o número de cadeiras necessárias para que todos possam participar. Sempre que possível, faça uma roda, o que facilita a interação dos moradores.

7. Foco

Quando surgir um assunto não previsto na pauta, o presidente da mesa tem duas alternativas. Ele pode comunicar que a questão será alvo de discussão na próxima reunião ou, na etapa final da assembleia, colocar em votação se o debate ocorrerá naquele mesmo encontro ou não.

8. Cópia da Convenção

Em toda as assembleias gerais, deve haver cópias da Convenção e do Regulamento Interno do condomínio. Os dois documentos servirão para esclarecer dúvidas sobre o encaminhamento da reunião e sobre os limites legais que precisam ser seguidos.

9. Ata

A ata cumpre o papel de instrumento de registro dos debates. Ela deve retratar fielmente tudo o que foi discutido. Sugere-se que seja digitada.

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